Schnelle Antwort zeigt Aufmerksamkeit

Kommt keine Antwort, gibt es Stirnrunzeln und schlechte Laune. (Bild: WelliSi-made)

Es bedarf nicht viel – Auch eine Zwischennachricht ist positiv

Ob potenzielle Kunden oder Bekannte: Sie geben sich Mühe damit, eine Nachricht zu schreiben, etwas mitzuteilen oder nach einem Produkt, einer Dienstleistung anzufragen. Und dann kommt über Tage und teils noch länger kein Feedback, also keine Antwort. Frustrierend!

Alle, die öfter kommunizieren, wissen, dass das keine Einzelfälle sind. Es passiert laufend. Warum? Argumente sind dann: „keine Zeit“, „gelesen, aber erst einmal zur weiteren Bearbeitung gegeben“. Teils werden Mails und Briefe sogar erst einmal zur Seite gelegt, um sie später zu beantworten. Leider kommt das im privaten wie im geschäftlichen Bereich so vor.

Generell aber: Wer zum Beispiel – per E-Mail – Mitteilungen wie Angebote, Anfragen oder anderes von Dritten erhält, mit denen er weder geschäftlich noch privat etwas zu tun hatte oder hat, muss gar nicht antworten. Häufig handelt es sich um SPAMs, schlimmer noch können sich bösartige Absichten damit verbinden: Computer-Viren, Trojaner, „Erpressungs“-Schadmails!

Hat niemand mehr Zeit?

Teilt man sich die Zeit gut ein, bleiben immer ein paar Minuten, um zu antworten – schnelllebige Zeit hin und her! Ob geschäftlich oder privat: Sofern es sich nicht um eine Antwort oder eine Mitteilung handelt, erwartet der Absender eine Reaktion. Wenn die nicht erfolgt, gilt das nicht gerade als guter Service oder Kundennähe. Gerade bei Preis- oder Angebotsanfragen an Firmen fragt man sich, ob kein Interesse an einem Auftrag besteht. Mit regional-örtlichen Handwerksfirmen haben wir diese Erfahrung nur selten gemacht. Obwohl sie meist nicht über verschiedene Ebenen mit speziellen MitarbeiterINNen „durchstrukturiert“ und ständig im Einsatz sind, wissen sie meist, wie Kundenfreundlichkeit funktioniert. Sie fragen zum Beispiel telefonisch nach, wenn es Klärungsbedarf gibt, und dann kommt das Angebot schnell ins Haus! Klasse, da können viel andere von lernen.

Eine einfache Erst- Antwort

In normaler Geschäfts- und Privatkorrespondenz, ist es so, dass dem Absender erst einmal damit gedient ist, dass er überhaupt eine Antwort erhält. Egal, ob per Brief, Telefon oder Mail. Er weiß dann zumindest schon einmal, dass sein Anliegen angekommen ist. Gerade bei E-Mails ist das nicht immer sicher. Die Mitteilung oder Anfrage könnte auch in einem SPAM-Ordner gelandet sein.

Sofern man nicht direkt auf das Anliegen eingehen kann, teilt man in der Geschäftskorrespondenz mit, dass man die Anfrage erhalten hat und sich umgehend darum kümmert. Aber nicht als Automatismus-Mail, sondern, in einer kurzen Mail, in der auf die Anfrage auch tatsächlich eingegangen wird. Innerhalb kurzer Zeit – nicht erst nach zwei Wochen – sollte dann auch die richtige Antwort vorliegen. So funktionieren kurzgefasst Service und Kundenfreundlichkeit in diesem Bereich! Sofern die Bearbeitung des Anliegens einige Tage dauert, schreibt man zum Beispiel: „Danke für Ihre heute eingegangene Anfrage. Wir kümmern uns gerne darum. Sie ist bereits zur weiteren Bearbeitung an den Sachbearbeiter gegangen. Oder: Wir benötigen ca. drei Tage, um das Angebot konkret zusammenzustellen. Oder: Innerhalb der nächsten drei (oder … konkrete Zahl) Tage erhalten Sie eine Stellungnahme/ Ihr spezielles Angebot.“ Wir reden hier nicht über so genannte „Service-Hotlines“ oder Service-Mailanfragen. Dort wünschen sich Anfragende erst einmal Soforthilfe!

Im Privatbereich kann man schreiben: „Danke für Deine/ Eure/ Ihre Mail. Bin zurzeit ziemlich im Stress, zum Beispiel wegen KiTa-Anmeldungen, Umräumen der Wohnung, wichtigen Terminen usw.. Melde mich aber morgen“ oder „am Freitagnachmittag“. Dann weiß der Absender wenigstens Bescheid. Das klingt alles nicht nur einfach, ist es auch! (jw)

Autor Jürgen Weller schreibt seit über 30 Jahren Geschäftsbriefe aller Art, schrieb professionell für Dritte Briefe und pflegt rege Mailkontakte, seit es großflächig diese Möglichkeit gibt.

Die möglichst schnelle Beantwortung von Anfragen oder allgemeinen Briefen ist ihm stets ein Anliegen. Je nach Art verbindet er damit Service, Aufmerksamkeit und Empathie. "Soviel Zeit muss sein", ist das Credo. 

Weihnachtspost: Es muss nicht einheitlich online sein – Persönlicher ist immer noch ein indivueller Brief

An Weihnachtsmotiven mangelt es nicht. Man kann selbst gestalten, aber auch Karten und Motivvorlagen kaufen und nach Wunsch weiter beschriften. (Grafik: presseweller)

Dezember 2016. (DiaPrW). Längst nicht mehr alle Menschen versenden Weihnachtsgrüße, aber immerhin noch viele. Häufig wird die digitale Form gewählt und eine E-Mail versandt. Gerade bei geschäftlichen Kontakten ist diese Form durchaus praktisch, unter anderem auch deswegen, weil der Absender nur einmal einen Text formulieren muss und die – auch bebilderte – „Botschaft“ per Mausklick an viele versenden kann. In eine E-Mail kann aber ebenfalls eine persönliche Note einfließen. So mancher freut sich dennoch über Weihnachtswünsche in einem Brief oder auf einer Karte, und manche schreiben solche „guten Wünsche auf Papier“ gerne. Je nach Karten-Voreindruck ist es schön, wenn mehr darin steht als „… wünschen Ihnen, Dir oder Euch die Mustermanns“.

Nun gut, das digitale Zeitalter ist da. Wenn ich an früher denke, als noch kein PC im Büro war oder das E-Mail-Zeitalter noch nicht gekommen war, habe ich meist an die 100 Weihnachtsbriefe, zum großen Teil handschriftlich, geschrieben. Im Privatbereich fast immer mit anderen Texten, geschäftlich gleich oder mit kleinen Nuancen oder Anmerkungen an der Briefseite. Persönlicher. Eine Mischung aus E-Mail und Papierbrief, je nach Adressat, bevorzuge ich noch heute.

Ein paar Tipps

E-Mail: Wer nicht den selben Text an alle schreiben will, kann einen Basistext schreiben, der dann je nach Adressat mit einer kürzeren oder längeren Einleitung oder aber mit einem „Schlussakkord“ personalisiert werden kann. Das geht hin bis „ganz persönlich“. Relativ einfach geht das mit der "Weiterleiten-Funktion". So ist es auch mit dem schmuckvollen integrierten Bild. Nur mit wenigen Klicks lässt sich auch ein anderes Bild einfügen. Klar, man sollte vorher überlegen, welche Fotos oder Grafiken man verwenden will, damit man nicht lange in den Bildordnern suchen muss.

Brief: Weihnachtsbriefe und -karten drucken zu lassen, nutzen viele Firmen und Vielversender.   Ansonsten kauft man Briefpapier oder Karten mit weihnachtlichen Motiven. Bei Weihnachtsbriefpapier kann man die Texte mit dem PC schreiben oder sie, wie bei Weihnachtskarten, natürlich handschriftlich einfügen. Das ist zweifellos die persönlichste Form.
Besonders im Privatbereich lässt sich vieles gefühlvoll ausdrücken, so dass der Empfänger weiß, dass nicht nur Floskeln rüberkommen, sondern, dass man sich mit dem anderen „beschäftigt“ hat. Heute nennt man das Empathie. 

In allen Fällen soll ein Weihnachtsgruß signalisieren: „Der Absender hat an mich, an uns gedacht.“ Noch besser ist es, wenn die Empfänger sagen „Ja, das war wieder einmal ein richtig schöner Weihnachtsgruß!“ (jw)

Hinweis: Autor Jürgen Weller schreibt seit über 35 Jahren intensive Briefe, ob handschriftlich wie heute zum Teil noch zur Weihnacht und zu besonderen Anlässen wie Hochzeit und anderem, früher teils auch mit Schreibmaschine. Seit es E-Mail gibt, nutzt er auch diese Version. Dazu unterhielt er das Internet-Portal „gute-briefe.“.   

Mehr Hinweise zu "Schreiben" sind über diesen Blog aufrufbar sowie unter "Magazine, Videos, Blogs" bei http://www.presseweller.de.

Valentinstag und so viele andere Gelegenheiten: Liebes- und Freundschafts- und andere Briefe schreiben

Es kommt immer auf die Art der Beziehung an, mal eng, mal ferner

Von Jürgen Weller

presseweller. Februar 2016 (DiaPrW). Der Valentinstag naht, und da steht für manche auch auf dem Programm, anderen mit einem guten alten Brief statt mit App oder SMS einen Gruß zukommen zu lassen. Aber unsere Tipps beschränken sich nicht auf den Valentinstag am 14. Februar, zumal längst nicht alle Bundesbürger damit was am Hut haben. Der Briefversand innerhalb Deutschlands funktioniert bei rechtzeitigem Briefkasteneinwurf meist von einem zum anderen Tag, in der Regel ist die Botschaft aber normalerweise spätestens am zweiten Tag nach Versand da. Das muss man ins Kalkül ziehen.

Der Valentinstag, von außerhalb nach Deutschland übertragen und kommerziell ehemals hauptsächlich fürs Floristengeschäft genutzt, hat längst auch andere Branchen erreicht. Aber will man eine Liebes-, Freundschafts- oder Dankesbotschaft übermitteln, kommt es nicht auf solch einen Tag an! Es gibt viele andere Anlässe: Geburtstag, Feiertage, nach den ersten Tagen gemeinsamer Liebe oder nach 20 Jahren Zusammensein, überraschend einfach nur so zum Dankeschön oder, oder. 

Fast alles lässt sich mit dem Computer und entsprechenden Programmen schreiben und gestalten. Mit ein bisschen Mühe geht das auch mit einer E-Mail – oder dem Anhang –: liebevoll und/ oder humorvoll. Mit der Hand geschrieben und/ oder als kleine Zeichnung gemalt, ist es stets etwas Besonderes, Individuelles. Der Empfänger sollte merken, dass Empathie hinter den Zeilen steckt, dass man es aufrichtig meint. Floskeln kann man sich sparen. Die folgenden Tipps sind allgemein gehalten.

Es gibt so viele Worte und Gestaltungsmöglichkeiten. (c) presseweller

Allgemein

Ist man in einer Liebes- oder schon festen Paarbeziehung, gibt es nur wenige Grenzen.

Schwärmt man für jemanden, wie es zum Beispiel in Kollegen- und Vereinskreisen oder bei sonstigen häufigen Zusammenkünften sein kann, ist es angebracht, zurückhaltend zu sein. Man weiß ja nicht, ob die oder der schon etwas mitbekommen hat. „Wir sehen uns schon lange im Büro und reden über dies und das. Wie wäre es, wenn wir in der Mittagspause einmal gemeinsam essen gehen?“ Das wäre eine Möglichkeit zum „Abtasten“ des Interesses.

Briefpapier und -ausschmückung

- Normales oder etwas festeres Papier verwenden und vielleicht etwas Lustiges schreiben oder aufmalen. Lustiges kommt meist gut an.

- Je nach Einzelfall kann man auch farbiges Papier (wenn beide heiß verliebt sind, verwendet man zum Beispiel knallrotes oder violettes Briefpapier) oder besonderes Schmuckpapier. Vielleicht weiß mit einer roten Rose? Lustige Comicfiguren können sich je nach Fall ebenfalls gut machen.

- Im kollegialen, reinen „guten Bekanntschafts-“ oder Freundschaftsbereich sollte es zurückhaltender sein, lustige Comic-Figur oder Zeichnung nicht ausgeschlossen.

Die Wahl und Qual der Worte

- Na klar, im frischen oder festen Liebesbereich hat der alte Satz nach wie vor höchste Priorität „Ich liebe Dich“. Je nach Dauer geht man sonst ein bisschen darauf ein, wie schön es war, „wie umwerfend, wie klasse, wie wundervoll; wie glücklich es gemacht hat; wie toll stark oder heiß es war; immer wieder super; steile Geschichte mit uns; nach so vielen Jahren immer wieder nur schön...“ usw.

- Bei guten Bekannten muss man auswählen, zum Beispiel „Angenehm, dass wir uns so oft sehen konnten; es war und ist immer so richtig schön, wenn wir uns treffen; für Deine guten Tipps will ich Dir gerne auch auf diesem Wege nochmals ein großes Dankeschön sagen“ usw.

Und so: Wenn es nicht rein sachlich bleiben muss „Danke fürs gestrige Gespräch; … das gemeinsame Mittagessen ...“, legen Sie Gefühl in Ihr Schreiben: „Gestern musste ich während der Autofahrt daran denken, wie gut wir uns bei unserem Treffen mit den Familien verstanden haben. Die Kinder haben gespielt, und wir konnten uns über Gott und die Welt unterhalten. Wunderbar. Müssen wir bald nachholen.“

Es sind oft wenige Worte, mit denen wir anderen eine Freude machen und Sympathie bekunden. Schöne Briefe oder E-Mails tragen dazu bei!

Zum Autor: Unabhängig von seinen eigenen Liebesbriefen, den Hunderten Briefen an Freunde, Bekannte und Geschäftspartner hat Jürgen Weller, Journalist und Autor, seit Mitte der 1980er-Jahre über sein Portal „gute-briefe“ zig Liebesbriefe und Freundschaftsbriefe für Dritte im In- und Ausland geschrieben sowie Trauerbekundungen und Bewerbungsanschreiben – häufig mit Dankschreiben im Anschluss daran: „Danke, Sie haben mir sehr weitergeholfen!“

Das Portal ruht zurzeit..